9 lưu ý cần biết khi tìm thuê văn phòng hạng trung

Văn phòng không chỉ là nơi làm việc của nhân viên công ty, mà còn là “bộ mặt” của chính công ty khi có khách hàng đến giao dịch. Sau đây là một số kinh nghiệm mà người tìm thuê văn phòng hạng trung nên xem xét đến (ngoài các yếu tố giá cả và vị trí):

1. Thiết kế tiền sảnh tòa nhà

Những lưu ý về tiền sảnh văn phòng hạng trung cần xét đến là: Có bị ùn tắc thường xuyên không? Có sảnh để xe ô tô đỗ trả khách hay không? Có thuận tiện cho khách di chuyển, ngồi chờ hay tìm văn phòng của công ty không?

Nếu khách đến giao dịch, xe ô tô chưa kịp trả khách mà bảo vệ đã chạy ra đuổi xe hoặc xe bị công an thổi còi phạt vì đỗ sai phép thì sẽ gây tâm lý khó chịu, ấn tượng không vui với khách hàng, dễ gây ảnh hưởng đến kết quả cuộc họp của khách với công ty bạn.

2. Chỗ để xe

Một trong những bất tiện thường gặp nhất khi thuê văn phòng hạng trung là thiếu chỗ đỗ xe. Điều này sẽ tốn rất nhiều thời gian của nhân viên và khách hàng khi đến công ty, ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh. Do đó, cần chú ý khu vực đỗ xe cho nhân viên và khách hàng ở các tòa nhà mình đã ưng ý.

3. Hệ thống điều hòa trung tâm

Ngoài việc đi xem không gian văn phòng cho thuê, bạn nên kiểm tra cả hệ thống điều hòa trung tâm. Xem xét cách thiết kế, bố trí có làm mát đủ và đều cả không gian hay không, và không khí đưa ra có bị mùi kỳ lạ hay khó chịu gì không. Điều này giúp đảm bảo chất lượng không gian làm việc của công ty, không chỉ giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên, mà còn đem ấn tượng tốt cho khách hàng.

Lưu ý thêm: Hãy kiểm tra chi phí vận hành điều hòa đã được bao gồm trong tiền thuê văn phòng và phí dịch vụ hay chưa.

4. Hệ thống cửa sổ

Hãy kiểm tra xem hệ thống cửa sổ trong khu văn phòng định thuê có kín tuyệt đối không? Nước mưa hay gió lạnh có thể lùa vào không? Cửa kính lắp đặt có phải là loại kính hai lớp không?

Theo kinh nghiệm của những người đi thuê văn phòng hạng trung, ở vài tòa nhà có công tác bảo trì, bảo dưỡng kém, khi mưa to thì nước mưa tràn hết qua cửa sổ, làm hư hỏng toàn bộ máy tính, thảm trải sàn, bàn ghế… Mùa đông thì gió lùa vào liên tục, khiến nhân viên không được đảm bảo sức khỏe, ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Bạn chắc chắn không muốn văn phòng mình bị như vậy vì ngoài tốn kém về vật chất cho việc bảo trì, sửa chữa, nhân viên của bạn còn bị ức chế tâm lý khi làm việc trong điều kiện như vậy.

5. Hệ thống thang máy

Khi tìm thuê văn phòng hạng trung, hãy xem xét tòa nhà có thang máy riêng cho khu văn phòng, tách biệt với khu dân cư hay không. Bởi có nhiều trường hợp do thang máy không được tách biệt rõ ràng, nên nhân viên văn phòng và dân cư đi lẫn lộn, gây phiền phức và vướng phải những tình huống không vui vẻ.

6. Nhà vệ sinh

Nhà vệ sinh là yếu tố vô cùng quan trọng khi nói đến một môi trường làm việc chất lượng. Hãy chắc chắn rằng khu vực nhà vệ sinh của nơi bạn định thuê văn phòng đảm bảo vệ sinh: Nước không bị chảy rỉ; trần, tường và sàn nhà không bị nấm mốc… Hệ thống nước bị rò rỉ sẽ khiến không khí trở nên ẩm ướt, tỏa ra mùi nấm mốc, ảnh hưởng đến sức khỏe của những người trong tòa nhà đó. Chưa kể, việc phải sửa chữa lại nhiều lần cũng tác động rất lớn đến kết quả làm việc của nhân viên bởi bụi bặm, tiếng ồn gây nên.

7. Chú ý khi tìm thuê văn phòng tại tòa nhà hỗn hợp

Tòa nhà hỗn hợp bao gồm khu dân cư ở trên, khối văn phòng ở dưới. Trước khi thuê văn phòng ở những tòa nhà này, bạn nên kiểm tra thông tin cẩn thận xem chủ đầu tư (CĐT) có đang hay từng xảy ra mâu thuẫn với dân cư tòa nhà hay không. Nếu có, tốt nhất bạn không nên thuê văn phòng đó bởi có 2 rủi ro lớn có thể xảy ra:

• Cư dân biểu tình phản đối CĐT ở sảnh đón, thậm chí chặn hết đường ra vào của phương tiện giao thông, khiến việc kinh doanh của bạn bị ảnh hưởng.
• Các mâu thuẫn lớn kéo dài thường sẽ được các báo đề cập đến nhiều. Bạn sẽ không muốn trụ sở công ty bị nêu tên suốt ngày trên các bài báo tiêu cực, vì đối tác và khách hàng khi đọc các bài báo này sẽ tự động “đánh đồng” công ty bạn với “tiêu cực” trong tiềm thức. Điều này đã được các chuyên gia nghiên cứu tâm lý khẳng định.

8. Danh tiếng và tiềm lực của CĐT

Cũng với lý do tương tự như trên, trước khi thuê văn phòng, bạn nên bỏ nhiều thời gian tìm hiểu xem tiềm lực và danh tiếng của CĐT tòa nhà như thế nào. Nếu CĐT đã hoặc đang liên quan đến các vấn đề pháp luật, bạn nên loại bỏ lựa chọn thuê văn phòng đó để tránh rắc rối về sau. Ngoài ra, tìm hiểu tiềm lực tài chính của CĐT tòa nhà cho thuê văn phòng cũng rất quan trọng.

9. Hình thức đặt cọc

Thông thường chủ tòa nhà sẽ yêu cầu đặt cọc 3 tháng phí thuê văn phòng bằng tiền mặt. Tuy nhiên, điều này sẽ đem lại rủi ro cho người tìm thuê văn phòng vì nếu CĐT phá sản hoặc bị ngân hàng phong tỏa tài sản, bạn sẽ không thể lấy lại 3 tháng tiền đặt cọc này. Hoặc nếu họ cố tình vi phạm hợp đồng, yêu cầu bạn dọn đi trước thời hạn, bạn cũng gặp rủi ro không đòi được số tiền đặt cọc này.

Do đó, cách tốt nhất là hãy thương lượng để giảm số tiền đặt cọc bằng tiền mặt xuống. Nếu không thỏa thuận được, hãy yêu cầu đặt cọc bằng phương thức mở bảo lãnh ngân hàng hoặc mở tài khoản phong tỏa. Cách làm này có lợi cho cả bên thuê và bên cho thuê văn phòng: Nếu người thuê không trả tiền thuê hoặc vi phạm hợp đồng, CĐT có thể đến ngân hàng để yêu cầu được thanh toán theo hợp đồng.

Trên đây là một số kinh nghiệm cho người tìm thuê văn phòng hạng trung. Hy vọng bạn sẽ thuê được văn phòng như ý và hợp túi tiền của mình.

NhaDatNhanh theo TBKD