7 vấn đề phải lưu ý khi tìm văn phòng cho thuê ở TP.HCM

1. Lên ngân sách và xác định thời gian thuê

Là bước chuẩn bị mà các công ty đang tìm văn phòng cho thuê ở TP.HCM cần lưu ý đầu tiên. Tùy vào ngân sách dự tính và thời gian thuê mà bạn chọn giữa một văn phòng cao cấp trong tòa cao ốc, hay một văn phòng nhà phố. Chi phí thuê văn phòng tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh của công ty, vì vậy ngân sách cần được xác định rõ ràng ngay từ đầu. Và nếu công ty bạn quyết định thuê văn phòng lâu dài, tính ổn định về giá thuê và các chi phí đi kèm sẽ càng được ưu đãi nhiều hơn.

2. Xác định địa điểm văn phòng

Vị trí lý tưởng để đặt văn phòng phụ thuộc vào không chỉ ngành nghề mà công ty bạn đang kinh doanh, mà còn là chiến lược quảng bá hình ảnh của công ty, yếu tố phong thủy phù hợp...

– Lĩnh vực kinh doanh: Cần vị trí trung tâm, hoạt động kinh doanh sôi động hay nơi yên tĩnh, ít dân cư… Tất cả tùy thuộc vào lĩnh vực và kế hoạch phát triển của công ty bạn. Bên cạnh đó, vị trí thuận lợi giao thông cũng là yếu tố cần phải cân nhắc kỹ khi tìm văn phòng cho thuê tại TP.HCM.

– Chiến lược quảng bá hình ảnh công ty: Nếu quy mô công ty lớn, cần “đánh bóng” thương hiệu, thì một văn phòng ngay trung tâm TP sẽ dễ dàng để bạn quảng bá tên tuổi công ty, thu hút nguồn nhân sự chất lượng. Và tất nhiên, với vị trí như vậy thì chi phí thuê sẽ cao hơn nhiều. Nếu không, bạn chỉ cần tìm văn phòng cho thuê khang trang, sáng sủa và đầy đủ thiết bị cơ bản, hoặc một căn nhà phố có vị trí thuận lợi… là đủ.

– Phong thủy: Đảm bảo đường xá xung quanh văn phòng thông thoáng, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn trong công việc.

3. Diện tích văn phòng

Diện tích văn phòng cho thuê phù hợp được xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch phát triển lâu dài của công ty. Diện tích không gian làm việc trung bình thực tế mà các doanh nghiệp có thể đáp ứng cho nhân viên là 4m2/người, bao gồm diện tích bộ phận công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ.

Kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc lớn vào diện tích văn phòng. Do đó, bạn cần đặc biệt quan tâm đến vấn đề này và đưa vào điều kiện thương lượng với chủ đầu tư (CĐT). Điều này giúp công ty nhằm giảm chi phí phát sinh khi muốn mở rộng quy mô trong tương lai.

Một lưu ý nữa: Có trường hợp, trong lúc thuê bạn sẽ phải chi trả diện tích văn phòng sở hữu cộng luôn cả diện tích sử dụng chung, như hành lang, khu vệ sinh… Sự chênh lệch giữa việc chi trả 2 phần diện tích này có thể lên đến hơn 20% tổng tiền thuê. Vậy nên, bạn cần tính toán diện tích và thương thảo kỹ, tránh nảy sinh mâu thuẫn về hợp đồng về sau.

4. Tìm công ty nội thất để thiết kế văn phòng

Nếu bạn đã có công ty nội thất để thiết kế văn phòng, bạn có thể tham khảo ý kiến từ các kiến trúc sư, nhà thiết kế của công ty họ khi tìm văn phòng cho thuê. Bước làm này nhằm đảm bảo rằng diện tích văn phòng và cách bố trí nội thất đáp ứng được nhu cầu, mục tiêu sử dụng và làm việc của công ty. Bởi với diện tích văn phòng mới, có thể có nhiều yếu tố như tường, cột, các vách kính lấy sáng… sẽ có hoặc không phù hợp với công ty bạn. Việc lấy ý kiến chuyên gia sẽ giúp bạn giảm rủi ro nhiều nhất có thể.

5. Thời gian làm việc

Mỗi CĐT sẽ có những quy định riêng về thời gian làm việc cho các văn phòng. Vì vậy, tùy thuộc vào lượng phân bổ thời gian là 24/24h, hay 8 tiếng/ngày, bạn cần thương lượng và thỏa thuận kỹ trong hợp đồng cho thuê về các khoản phí phát sinh (ví dụ như chi phí ngoài giờ) nếu tính chất công việc của công ty bạn thường xuyên cần làm thêm giờ.

6. Cơ sở hạ tầng, dịch vụ và chi phí cộng thêm

Đừng quên đặt vấn đề được cung cấp đầy đủ các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng, dịch vụ khi tìm văn phòng cho thuê. Đây là yếu tố quan trọng đem lại sự dễ dàng cho hoạt động kinh doanh, làm việc của công ty.

7. Lưu ý cơ sở hạ tầng tại khu vực văn phòng

– Phí quản lý: Nếu thuê văn phòng thuộc tòa cao ốc, bạn sẽ phải trả một khoản phí quản lý cho từng m2 văn phòng, bao gồm phí quản lý bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, diện nước, chiếu sáng khu vực chung...

– Chỗ để xe (giá cả và số lượng): Một số tòa văn phòng miễn phí một số lượng chỗ để xe nhất định cho từng công ty. Tuy nhiên, hầu hết nhu cầu của các công ty luôn vượt số chỗ quy định. Do đó, trước khi ký kết hợp đồng thuê, bạn nên nhờ CĐT tư vấn về chỗ để xe và chi phí. Nếu không đáp ứng được nhu cầu của công ty bạn, CĐT có thể sẽ giới thiệu chỗ để xe hợp lý với chi phí phải chăng.

– Thời gian sửa chữa văn phòng: Việc sửa chữa và bố trí văn phòng mới thường sẽ tốn từ 1-2 tháng. Vì vậy, đừng ngại ngại thương lượng rõ với CĐT việc miễn phí khoảng thời gian sửa chữa, hoặc hỗ trợ một phần chi phí cho việc sửa chữa này.

NhaDatNhanh.vn